Étiquette : Records management
La notion de « patrimoine » est porteuse d’une double idée. Elle concerne, d’une part, les biens qui ont de la valeur, et d’autre part les biens qui ont une durée de vie supérieure à une génération, c’est-à-dire dont la période de rétention peut dépasser 25 ans.
Annotations:-
S’il est « immatériel », le patrimoine représente tous les biens qui ne sont pas des actifs matériels, à savoir les informations, les engagements, les titres, les actes, etc.
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Appliqué aux entreprises, le « patrimoine immatériel » est donc composé de pièces portant des engagements commerciaux, juridiques, réglementaires, mais également des éléments de propriété intellectuelle comme les cahiers de recherche, les marques, les brevets, etc.
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la numérisation des fonds documentaires hétérogènes constitue une opportunité concrète et efficace d’agréger, d’unifier, de partager et de protéger ce patrimoine.
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Une entreprise qui perd, dans un sinistre, son patrimoine documentaire, se met en danger de mort et ne peut plus faire valoir ses droits auprès de tiers.
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enjeu de partage de l’information entre les différents services et un enjeu de transmission entre les différents collaborateurs qui se succèdent dans l’entreprise.
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Avec des collaborateurs d’une entreprise qui perdent en moyenne une heure par jour à rechercher des documents, il s’agit d’un gisement d’économie très important au regard des coûts de manipulation des pièces papier.
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L’entreprise a des contraintes réglementaires, fiscales, sociales ou légales, et ce patrimoine documentaire l’engage vis-à-vis des différentes administrations.
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Si un établissement n’est plus en capacité de démontrer l’application stricte de ces cadres réglementaires, il s’expose à des risques financiers évidents.
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une entreprise qui perd tout ou partie de ce patrimoine est en danger et ne peut plus démontrer la conformité de ses produits ni défendre ses innovations
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les collaborateurs habilités se retrouvent face à une base informationnelle accessible aussi facilement que via un moteur de recherche sur Internet.
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Le record management permet ainsi d’intégrer la capture et le versement au fil de l’eau des nouvelles pièces produites, rendant plus aisé la valorisation de ses droits d’antériorité et la consolidation du patrimoine ancien avec des éléments plus récents.
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un projet bien mené prendra en charge aussi bien la facture papier reçue par voie postale, qu’un fichier EDI importé depuis une plate-forme technique ou encore un mail signé électroniquement.
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considérer que toute information pertinente a vocation à être versée dans le patrimoine immatériel. Ainsi au-delà du stock de documents, l’entreprise pourra traiter ses flux d’information.
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Lorsque l’entreprise se place dans le projet de traitement complet du cycle de vie des documents, elle se dote des moyens pour gérer, tracer et protéger efficacement ses flux sortants, entrants et circulants. Elle renforce ainsi la conformité de ces traitements.
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Prendre conscience de l’importance de son patrimoine informationnel, mettre en œuvre, avec des solutions technologiques innovantes et avec l’aide de prestataires spécialisés, un projet de numérisation de son fond documentaire et de dématérialisation de ses flux, est une clef de l’optimisation des processus métiers, une source significative d’économies, une protection de ses actifs immatériels, et conforte la conformité réglementaire.
Une gestion des documents efficace est en mesure d’appréhender les dossiers et les informations comme des entités « vivantes » et en constante évolution, avec des interventions planifiées ou non.