Catégorie : Natalie Bissonnette
au cours de la vie du projet, le chef de projet produit de nombreux documents tels que plan projet, prévisions d’utilisation des ressources, budget, études de faisabilité, contrats fournisseurs, états d’avancement, gestion des risque, revues d’implémentation, demandes de changement, minutes de réunions…
Annotations:-
La manière dont les documents sont gérés par le Chef de Projet est souvent un facteur clé de succès, ou d’échec du projet.
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Les documents projets jouent un rôle central pour le développement du planning, et également pour communiquer sur l’avancement et le statut du projet vers toutes les parties prenantes. La façon dont les documents sont gérés permet même de déterminer la maîtrise du PM et sa capacité à répondre aux impondérables.
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lorsque les documents sont mal gérés, et que des informations pas forcément à jour créent de la confusion ou de la frustration chez les personnes qui cherchent des réponses ou produisent des livrables.
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Le premier problème rencontré en gestion documentaire est la donc la quantité d’information, le second sa pertinence (par exemple l’identification des réels points de vigilance), et la mise à disposition des informations pertinentes pour chaque personne partie prenante du projet.
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ces documents contiennent souvent une redondance d’information qui contribue au manque de visibilité.
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informations critiques tombent entre de mauvaises mains, et fassent dévier le projet de ses objectifs.
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ces documents peuvent facilement se perdre ou ne pas être d’un accès facile et donc contribuer au manque d’intégrité des données, ce qui pourrait être préjudiciable lors de la prise de décision.
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ces informations ne sont pas facilement partagées avec tous les membres de l’équipe projet qui pourraient en avoir besoin, et ne sont pas nécessairement sur le même lieu géographique.
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Identifier les problèmes entourant la gestion documentaire est donc la première étape essentielle pour éliminer le désordre dans les documents des projets. L’étape suivante est d’adopter les meilleures pratiques développées par des experts en gestion documentaire, leur travail étant de rationaliser la gestion des documents.
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Identifier les problèmes entourant la gestion documentaire est donc la première étape essentielle pour éliminer le désordre dans les documents des projets. L’étape suivante est d’adopter les meilleures pratiques développées par des experts en gestion documentaire, leur travail étant de rationaliser la gestion des documents.
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"Chaque « Knowledge Worker » est un “décideur” qui, si par sa position ou sa connaissance, est responsable d’une contribution qui affecte matériellement la capacité d’une société à fonctionner et à obtenir des résultats"
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Lorsque l’on comprend que le succès des projets est intimement lié à la capacité des Chefs de Projets à retrouver les informations pertinentes pour prendre les bonnes décisions, la gestion documentaire ne joue plus seulement un rôle de soutien dans la gestion quotidienne des projets.
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les experts en gestion de l’information et en gestion documentaire utilisent les meilleures pratiques de stockage, de gestion, et de suivi des documents afin de renforcer l’entreprise en développant les « Knowledge Worker » qui sont en première ligne dans les sociétés :
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Placebo
exigez une vraie signature (quelle qu’elle soit, manuscrite ou sous forme d’une trace numérique) de vos interlocuteurs, c’est plus sûr ; et contentez-vous d’insérer l’image scannée de votre signature manuscrite dans vos propres écrits si votre interlocuteur n’y voit que du feu et que vous souhaitez pouvoir un jour contester la fiabilité du document…
Depuis le début de l’année, nous avons migré vers la toute dernière version des outils d’informatique en nuage de Microsoft (Cloud OS). Notre agilité a grandement augmenté désormais avec le début d’une utilisation accrue du nuage public (Windows Azure). Avec la sortie récente de son système IaaS (Infrastructure-as-a-Service en anglais, ou infrastructure service), nous avons maintenant le loisir d’utiliser les serveurs du nuage public pour réduire nos dépenses en serveurs et garder nos environnements locaux pour les environnements références
Annotations:-
automatiser entièrement les déploiements de nouveaux environnements,
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La coexistence d’un nuage privé avec les services d’infrastructure d’Azure nous permet d’étendre notre réseau interne vers la plateforme publique de Microsoft.
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est ainsi possible, par exemple, de déployer un nouvel environnement SharePoint avec des serveurs web et SQL sur notre nuage privé interne et démarrer nos serveurs de recherche sur Azure.
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Les scénarios du nuage public-privé sont multiples et son potentiel est vraiment intéressant pour les entreprises qui doivent développer et maintenir des solutions logicielles à l’interne ou les firmes de consultation comme nous.
Quand un IBM ou Microsoft vous assurent que vos données sont en Europe, cela ne les met pas à l'abris d'une requête au titre du Patriot Act. Le Patriot Act est la première loi qui ne reconnait pas la territorialité. Dans certains cas, il va contraindre des sociétés US à violer la loi européenne et donc à se mettre en porte-à-faux avec les autorités locales.