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Les Archives départementales de l'Aisne lancent un intriguant appel sur leur site Web. Le "découvreur d'Autremencourt" est prié de prendre contact de toute urgence pour combler les lacunes de l'état civil...
Les internautes se rendant sur le très institutionnel site Web des archives départementales de l'Aisne n'en croient pas leurs yeux. Ils peuvent y lire depuis quelques jours un étrange appel à l'attention "du découvreur d'Autremencourt". Celui-ci est prié de contacter le service "au sujet des actes manquants pour l'état civil d'Autremencourt et Toulis-et-Attencourt". Suite à son courrier, les archives se montrent "très intéressées par ces documents qui permettraient de combler les lacunes existant dans les collections".
Renseignements pris, ceci n'est pas un canular et prend même la tournure d'un drôle de polar. Comme dans une affaire policière, les archives départementales cherchent à entrer en contact avec l'auteur d'un courrier signalant l'existence de registres paroissiaux manquants sur le site Internet de l'institution. Cela concerne les communes d'Autremencourt et Toulis-et-Attencourt. L'individu se propose de restituer ces registres qui apparemment ont été détournés des collections publiques à une date inconnue. Seul problème, l'homme souhaite garder l'anonymat et n'a bien sûr laissé aucune coordonnée, se bornant à indiquer qu'il suffira de laisser un message sur le portail des Archives. Ce qui a été fait, pour l'instant sans succès.
"Nous avons reçu cette lettre, accompagnée d'un Cd-Rom contenant des photos et après vérification, nous nous sommes aperçus que l'homme disait vrai. Les photos montrent qu'il est bien en possession de ces registres manquant", raconte Fabienne Bliaux, la directrice adjointe des Archives départementales de l'Aisne. Pour l'instant, les Archives souhaitent régler cette affaire à l'amiable, n'entendant entamer aucune poursuite contre cette personne qui pourrait cependant être considérée comme receleur. A bon entendeur... Reste à entrer en contact avec lui. La petite annonce a été postée sur la page d'accueil. Recherche découvreur d'Autremencourt, désespérément...
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Cloeliae, archiviste, parle de son métier.
En janvier 2012, la CNIL a reçu une plainte de la part d'une habitante de la Commune de Montreuil (93105). Celle-ci avait constaté que ses données personnelles (nom, prénom, date et lieu de naissance et adresse personnelle) étaient référencées sur un site spécialisé dans l'hébergement de documents en ligne.
L'instruction de cette plainte a fait apparaitre que les informations mises en ligne provenaient de la révision de la liste électorale. Il s'agit de tableaux rectificatifs qui servent à informer la population des nouveaux électeurs de la commune ainsi que des personnes radiées des listes électorales. Ils sont susceptibles de comporter les données personnelles suivantes : nom, prénom, date, lieu de naissance, adresse personnelle, motifs de la radiation ou de l'inscription sur la liste électorale, changement de sexe ou de patronyme, informations relatives à la perte de nationalité, ou à la mention d'une décision de justice.
Le volume de ces tableaux était tel qu'il était impossible de les afficher intégralement sur les panneaux réservés à cet effet à l'extérieur de la mairie. Le service des élections a alors pris la décision de les publier sur un site internet. Ils étaient librement consultables, mais ne pouvaient être ni imprimés, ni téléchargés. Bien que la commune ait retiré ces tableaux du site internet le 20 janvier, ceux-ci sont restés accessibles depuis deux moteurs de recherche jusqu'au 14 février 2012.
En application des articles R. 10 et R. 16 du code électoral, les communes sont tenues de procéder à l'affichage des tableaux rectificatifs aux lieux accoutumés, c'est-à-dire à l'extérieur de la mairie, entre le 10 et le 20 janvier de chaque année. Ces articles réservent la faculté de communication d'une copie du tableau aux seuls électeurs s'engageant à ne pas en faire un usage commercial. Par ailleurs, le Conseil d'État a jugé en 2002 que, faute de pouvoir être affichés dans leur intégralité sur les panneaux réservés à cet effet, les tableaux rectificatifs pouvaient être consultables au secrétariat de la mairie.
La formation restreinte de la Commission, chargée de prononcer les sanctions, a constaté que la commune de Montreuil n'avait pas respecté les conditions légales de publication des tableaux rectificatifs. Ceux-ci étaient en effet consultables au-delà de la date du 20 janvier prévue par le code électoral. Elle a en conséquence considéré que le traitement n'avait pas été mis en œuvre de manière licite.
Par ailleurs, la formation restreinte a relevé que les tableaux rectificatifs étaient consultables en ligne par des personnes qui n'avaient pas la qualité d'électeur. De ce fait, la commune n'était pas en mesure de s'assurer que les internautes ne feraient pas un usage commercial de ces tableaux. Elle en a déduit que cette diffusion méconnaissait l'obligation de la commune d'assurer la sécurité des données personnelles conformément aux dispositions de l'article 34 de la loi Informatique et Libertés.
En conséquence, la formation restreinte a décidé de prononcer un avertissement public à l'encontre de la commune de Montreuil.
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Prix Historia 2012
Le prix de l'Exposition a été décerné à Pierre Fournié et Jean-Marc Berlière, commissaires de l'exposition "Fichés ? Photographie et identification du second Empire aux années 1960", présentée au musée des Archives nationales
Le 4 septembre dernier, les Québécois se sont dotés d’un nouveau gouvernement. Changement de parti au pouvoir, nouvelles orientations politiques, nouveaux objectifs et, comme cela se produit depuis des décennies, nouvelles structures administratives. Pour réaliser son programme, la nouvelle première ministre et son comité de transition ont donc procédé à un certain nombre d’ajustements structurels : fusion de certains ministères, passage de certaines responsabilités d’un ministère vers un autre, abolition d’entités ministérielles, création de nouvelles… D’un point de vue politique, le geste est légitime. En ce qui a trait à la gestion documentaire gouvernementale, l’impact est parfois majeur. En effet, au Québec, comme probablement dans bien d’autres pays, chaque ministère a conçu et développé, parfois à très grands frais, son propre système de gestion des documents d’activité. La consultation des différents schémas de classification diffusés sur leurs sites Web respectifs illustre bien cette affirmation.
Tout œil averti du métier y constate que pour le domaine de la gestion interne, en appui aux activités de mission, chacune des entités ministérielles a en quelque sorte réinventé la roue : les arborescences classificatoires pour les documents de gestion administrative, de gestion des ressources (humaines, informationnelles, financières, matérielles et immobilières), des communications et des affaires juridiques sont composées de rubriques équivalentes, identifiées et réparties de manière non comparable. Et pourtant, tous les ministères ont une gestion administrative qui repose sur les mêmes principes, les mêmes règles, normes, directives…
Pour ce qui est des documents de mission, évidemment propres à chaque entité administrative, il n’existe aucune normalisation, aucun principe directeur gouvernemental sur leur structuration.
Avec comme résultat que le 20 septembre, à la suite de l’assermentation et la présentation des nouveaux ministres, il s’ensuivra dans tous les ministères visés par la réorganisation annoncée des ajustements aux outils de gestion documentaire (schémas de classification, calendriers de conservation). Tout un branle-bas de combat au cours des prochains mois pour intégrer non seulement les nouveaux fonctionnaires et officialiser les structures administratives, mais aussi les dossiers et les documents technologiques qui documentent les activités.
L’incompatibilité actuelle des systèmes dits de gestion intégrée des documents (GID) a donc pour conséquence qu’on ne cesse de refaire ce qui a déjà été fait : imaginez les coûts et les efforts humains qu’on pourrait réduire au mini mum si un système gouvernemental de gestion des documents d’activités était établi. Un effort majeur de concertation initial sur un modèle global applicable dans chaque ministère est plus que souhaitable. Caractérisé à la fois par une rigueur et une souplesse structurelle, l’outil gouvernemental de classification et de gestion du cycle de vie des documents n’aurait qu’à être peaufiné et ajusté au gré de l’évolution des gouvernements subséquents.
Dans ce domaine, comme dans bien d’autres, tout est question de volonté d’agir et de souci d’efficience accrue de l’administration gouvernementale qui vivra toujours des ajustements de scrutin en scrutin. En fait, le défi consiste à calquer le système de GID sur les missions des services publics plutôt que sur l’organigramme du gouvernement. Peu importe la responsabilité structurelle de l’activité aujourd’hui ou dans le futur, celle-ci serait préidentifiée et aurait sa place prédéfinie dans l’ensemble du système.
Il s’agit en somme d’appliquer le même principe que celui proposé lors de la conception et le développement d’un système de GID dans toute organisation autonome : s’appuyer sur les fonctions et les activités génératrices des documents (éléments stables) et non pas sur la structure administrative (élément instable s'il en est un) susceptible d’être modifée au cours de l’évolution de l’organisme.
Il s’agit en somme d’appliquer le même principe que celui proposé lors de la conception et le développement d’un système de GID dans toute organisation autonome : s’appuyer sur les fonctions et les activités génératrices des documents (éléments stables) et non pas sur la structure administrative (élément instable s'il en est un) susceptible d’être modifée au cours de l’évolution de l’organisme.
Michel Roberge
