Les Archiveilleurs

Veille archivistique collaborative

Le dossier du rôle d’évaluation et documents préparatoires : qui doit le conserver ?  |  Interactions  |  BAnQ

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07/02/2018

Partagé par Natalie Bissonnette

Mots-clés : ,

La restructuration du réseau des Offices municipaux d’habitation (OMH) et la Loi sur les archives  |  Interactions  |  BAnQ

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03/07/2017

Partagé par Natalie Bissonnette

Mots-clés : ,

Municipalités : Les documents déposés au conseil municipal  (+1)

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Annotations:
  • incohérence puisqu’un document sans valeur patrimoniale sera conservé en permanence dans les dossiers du conseil alors qu’il sera détruit ailleurs.
  • la redondance n’est jamais une bonne chose en gestion des documents car elle a pour effet de susciter de la confusion chez les utilisateurs qui, du coup, ne savent plus quels documents conserver, quels documents détruire
  • La règle de conservation applicable aux dossiers du conseil municipal va donc dans le sens de conserver, en tant qu’archives définitives, les procès-verbaux des réunions en incluant les documents déposés
  • s’il s’agit de « prouver » que chaque élu a reçu et pris connaissance de ces documents, un délai de deux ans (année courante plus une) devrait s’avérer largement suffisant pour démontrer cette preuve.
  • Si les documents déposés sont placés dans le livre des délibérations, ils devraient être conservés intégralement.
  • Si les documents ne sont pas placés dans le livre des délibérations mais plutôt classés à l’activité, le calendrier de conservation devrait s’appliquer.
  • « Les demandes des citoyens se font de plus en plus précises, la majorité d’entre elles, portent sur les documents tels que déposés au conseil ».

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09/11/2016

Partagé par Natalie Bissonnette