Étiquette : archiviste
Annotations:
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incohérence puisqu’un document sans valeur patrimoniale sera conservé en permanence dans les dossiers du conseil alors qu’il sera détruit ailleurs.
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la redondance n’est jamais une bonne chose en gestion des documents car elle a pour effet de susciter de la confusion chez les utilisateurs qui, du coup, ne savent plus quels documents conserver, quels documents détruire
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La règle de conservation applicable aux dossiers du conseil municipal va donc dans le sens de conserver, en tant qu’archives définitives, les procès-verbaux des réunions en incluant les documents déposés
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s’il s’agit de « prouver » que chaque élu a reçu et pris connaissance de ces documents, un délai de deux ans (année courante plus une) devrait s’avérer largement suffisant pour démontrer cette preuve.
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Si les documents déposés sont placés dans le livre des délibérations, ils devraient être conservés intégralement.
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Si les documents ne sont pas placés dans le livre des délibérations mais plutôt classés à l’activité, le calendrier de conservation devrait s’appliquer.
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« Les demandes des citoyens se font de plus en plus précises, la majorité d’entre elles, portent sur les documents tels que déposés au conseil ».