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De nombreux produits de GED sont sur le marché avec des maturités différentes, mais aussi des choix qui leur sont propres en matière fonctionnel. Les socles des logiciels de GED se ressemblent avec des fonctionnalités d’archivages de tous types de documents, la LAD/RAD, des fonctions collaboratives, la gestion et le suivi de tâches
Gérer l’archivage des courriels, c’est agir sur trois points, le tri des courriels, l’extraction des pièces jointes, et le classement des courriels.
Un sondage international révèle que les dirigeants de PME ont d’autres priorités que l’informatique en nuage, souligne IT Business.ca.
La plupart des petites entreprises n'ont pas, ne souhaitent pas ou ne requièrent pas de systèmes de gestion de documents globaux, de connexions entre les différents centres d'archivage de données ou de procédures complexes pour la gouvernance des documents. Ce qui les caractérise, c'est la nécessité de gérer leurs informations et leurs coûts de la manière la plus efficace possible. Pourtant, la décision de déployer un scanner présente de multiples avantages environnementaux, sociaux et financiers qui ne sont plus à démontrer, pour autant que le scanner couvre tous les aspects fonctionnels requis par l'entreprise.
La mise en œuvre d’une gestion unifiée des archives est un projet fédérateur pour l’entreprise impliquant directement ou indirectement des acteurs aux compétences variées. Cet aspect constitue un véritable changement au regard des projets de gestion d’archives physiques généralement centrés sur les archivistes. Si de nombreux aspects sont à considérer avant même de choisir son logiciel, les principaux facteurs clés de succès concernent la définition de la stratégie de mise en œuvre et la mise en place d’une équipe projet pluridisciplinaire adaptée.