De nombreux produits de GED sont sur le marché avec des maturités différentes, mais aussi des choix qui leur sont propres en matière fonctionnel. Les socles des logiciels de GED se ressemblent avec des fonctionnalités d’archivages de tous types de documents, la LAD/RAD, des fonctions collaboratives, la gestion et le suivi de tâches
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Gérer l’archivage des courriels, c’est agir sur trois points, le tri des courriels, l’extraction des pièces jointes, et le classement des courriels.
Un sondage international révèle que les dirigeants de PME ont d’autres priorités que l’informatique en nuage, souligne IT Business.ca.
La plupart des petites entreprises n'ont pas, ne souhaitent pas ou ne requièrent pas de systèmes de gestion de documents globaux, de connexions entre les différents centres d'archivage de données ou de procédures complexes pour la gouvernance des documents. Ce qui les caractérise, c'est la nécessité de gérer leurs informations et leurs coûts de la manière la plus efficace possible. Pourtant, la décision de déployer un scanner présente de multiples avantages environnementaux, sociaux et financiers qui ne sont plus à démontrer, pour autant que le scanner couvre tous les aspects fonctionnels requis par l'entreprise.
Choisir une solution GEIDE, c’est aussi pouvoir rester libre. Confié sa gestion documentaire à un outil GEIDE, c’est lui faire confiance souvent pour de longues années. Cependant, il ne faut pas ignorer que, et pour différentes raisons, on peut être amené à changer de logiciel. Or, c’est à cet instant qu’avoir choisis un système ouvert, vous permet de rester libre et de partir l’esprit tranquille
Au milieu des années 60, la production de masse amène à repenser l’organisation du travail. Le Toyotisme est une solution proposée par l’ingénieur Taiichi Ono. Dans son initiative, il prône une entreprise zéro papier. Si le Toyotisme n’a pas été appliqué rapidement c’est peut-être que les outils pour parvenir à cet objectif de zéro papier n’ont été disponibles que bien plus tard. Le logiciel GED est en la matière un des meilleurs outils.
Une étude récente sur la "social collaboration" en Europe montre que les entreprises françaises adoptent massivement les technologies dites "sociales" mais sans opérer les changements culturels qui vont de pair.
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La GED et les PME
La GED a longtemps été perçue comme l’apanage des grosses structures. Bien évidemment ce n’est pas le cas. En effet, la GED n’a jamais été une question de taille d’entreprise, mais plutôt une question de volume documentaire. Or, il existe des PME dont le volume des documents traités rend l’assistance d’une GED obligatoire.