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Étiquette : arv
Annotations:
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en apportant des solutions qui simplifient la circulation d’informations entre collaborateurs
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assure à l’entreprise une parfaite maîtrise des documents, et donc de sa richesse.
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pour organiser et centraliser l’ensemble de leurs documents.
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favorise l’accès et le partage à l’information à tous les utilisateurs.
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le workflow documentaire intervient comme une fonction complémentaire. Car l’information stockée en tant que tel n’a que peu de valeur si elle n’est pas utilisée. Les workflows documentaires vont donc permettre de faciliter la gestion de documents et la circulation des informations, notamment dans le cadre de la réalisation d’un processus métier.
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flux de travail – se définit comme la représentation des tâches successives à accomplir par une personne ou un groupe de personnes, en vue de réaliser une opération précise.
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le workflow documentaire désigne les processus informatiques ayant vocation à automatiser la transmission d’information d’un collaborateur à l’autre. Il intervient pour optimiser la gestion et le traitement manuel d’informations. Dans ce circuit, les documents suivent un trajet prédéfini et respectent des étapes clés dans le but d’atteindre un objectif, réalisé de manière collective. Cet objectif peut prendre plusieurs formes : validation d’une commande client, application d’une procédure qualité, mise en paiement d’une facture, etc.
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le workflow documentaire peut représenter un gain de temps pour tous les collaborateurs.
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d’améliorer considérablement la productivité des entreprises.
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Un gain de temps permettant à chaque collaborateur de traiter un nombre plus important de demandes et de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
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La circulation de l’information est optimisée et accélérée ce qui offre aux entreprises une plus grande réactivité dans un contexte de compétitivité.
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l’un des atouts du workflow documentaire est de dynamiser les flux d’informations.
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Les workflows facilitent les interactions utiles au bon déroulement d’un processus et accélèrent les échanges pour gagner en efficacité.
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Le workflow documentaire participe pleinement à l’amélioration de la gestion documentaire des entreprises.
Annotations:
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La durée de conservation des documents répond à plusieurs enjeux pour les entreprises. Tout d’abord, l’archivage des documents répond à des obligations légales. En cas de contrôle de la part d’un organisme, les entreprises doivent être en mesure de présenter les pièces justificatives demandées, dans leur version originale.
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la conservation des documents est également un moyen pour les entreprises de se protéger en cas de contentieux.
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la conservation des documents représente également un enjeu pour la pérennité des entreprises. Il est ainsi question de maîtriser les risques et d’assurer la continuité de son activité.
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Deux conditions sont indispensables pour qu’un document numérique observe la même valeur juridique qu’un écrit sur support papier. En premier lieu, l’expéditeur du document doit être facilement identifiable. Et ce, quel que soit la nature de celui-ci (email, PDF, etc). Dans un second temps, le document doit être conservé dans son état d’émission. En cas de litige, le document présenté ne doit pas avoir subi de modification.